شاید پیشنهادتان این باشد که مشکلاتشان را از طریق سیستم تیکت گزارش کنند (که در حوزه IT کاملا رایج است) اما مدیر ارشد با سیستم تیکتینگ مخالف است. در واقع، کار من اولویت‌بندی مشکلات است. آنها را از طریق ایمیل پیگیری می‌کنم. طی سال‌های گذشته، این کار را به خوبی انجام داده‌ام و چون سال‌هاست که در این حوزه فعالیت می‌کنم، می‌دانم که این بخشی از کار من است و تا حدی طبیعی است که دیگران وسط کارم، مزاحمم شوند. اما از وقتی داریم در فضای باز کار می‌کنیم، کارم سخت‌تر شده. نمی‌دانم چطور برای خودم حد و مرزهای جدید تعریف کنم.‌ ای کاش اطرافیانم کمی درک داشتند. آنچه شرایط را پیچیده‌تر می‌کند این است که شغل من ایجاب می‌کند که تا حدی در دسترس باشم ولی نه تا این حد! نباید انتظار داشته باشند بلافاصله به مشکلشان رسیدگی کنم. اگر کامپیوترشان کار نمی‌کند و کارشان لنگ مانده، اشکالی ندارد بلافاصله پیشم بیایند. اما دوست ندارم وقتی در دستشویی هستم، یک نفر سراغم بیاید و بپرسد «چطور اطلاعات گوشی‌ام را برگردانم؟» و این اتفاق هر روز دارد می‌افتد. هر چیزی حدی دارد!

پاسخ: دوست عزیز، واقعا همکارانت تو را تا دستشویی دنبال می‌کنند؟ آن هم چند بار در روز؟ بعضی از کارها واقعا ضروری هستند اما کاملا پیداست که همکاران تو حد و حریم نمی‌شناسند. تعجب نمی‌کنم. نقل مکان شما به یک اداره باز، مثل یک عامل محرک بوده، چون محیط‌های باز، حد و مرزها را از بین می‌برند. وقتی حریم خصوصی افراد از بین می‌رود، آدم‌ها باید بیشتر ملاحظه اطرافیان خود را بکنند اما همکاران تو، چون تو همیشه جلوی چشمشان هستی، فکر می‌کنند بیکاری و در دسترسی و چقدر بد که مدیر ارشد، استفاده از سیستم تیکتینگ را ممنوع کرده چون این بهترین راه‌حل این مشکل است. اگر چنین سیستمی وجود داشت، همه برای حل مشکل خود به سیستم رجوع می‌کردند. اما در شرکت شما، قانون این است: «هر کسی زودتر تو را گیر آورد، مشکلش زودتر حل می‌شود.»  اما راه‌های دیگری هم برای حل این مشکل وجود دارد. نه فقط برای تو. هر کسی که در شرایط تو قرار دارد می‌تواند از این راه‌ها استفاده کند. باید به آدم‌ها یاد بدهی که چطور با تو ارتباط برقرار کنند. البته شاید اولش حس بدی به تو دست بدهد اما پس از مدتی، اگر هوشیار باشی حتما نتیجه خواهی گرفت.

کلید موفقیت این است: هر وقت همکارانت، بی‌موقع مزاحم کارت شدند، باید قاطعانه با آنها برخورد کنی. اگر اجازه دهی که وقت و بی‌وقت مزاحمت شوند، داری به آنها یاد می‌دهی که این رفتار، جواب می‌دهد و تو هم اصلا برایت مهم نیست که دیگران مزاحمت شوند. پس، اگر کسی تا دستشویی دنبالت آمد، باید بگویی: «ببخشید من الان می‌خواهم به دستشویی بروم و نمی‌توانم به سوالاتت جواب دهم. اما اگر دوست داری می‌توانی ایمیل بزنی یا وقتی به میزم برگشتم، بیایی پیشم.» اگر کوتاه نیامد، بگو: «ببخشید اما باید کلامت را قطع کنم. لطفا برای سوال پرسیدن تا دم دستشویی دنبالم نیا. لطفا ایمیل بفرست یا هر وقت سر میزم بودم، بیا آنجا.» (در این مرحله، بد نیست همکارت را کمی از رفتارش شرمنده کنی. او کسی است که نه تنها تو را تا دم در دستشویی دنبال کرده، بلکه درخواستت را نشنیده گرفته. بی‌احترامی نکن اما قاطع باش). به همین شکل، وقتی کتت را تن کرده‌ای و داری از شرکت خارج می‌شوی، می‌توانی بگویی: «الان دارم می‌روم اما مشکلت را برایم ایمیل کن. فردا اول وقت که به شرکت آمدم، آن را چک می‌کنم.» اگر به حرفش ادامه داد، حرفت را تکرار کن: «الان وقت ندارم و باید بروم. فردا صبح که پیامت را گرفتم، به آن رسیدگی می‌کنم.»

و اگر موقع صحبت با تلفن، کسی آمد و کنارت ایستاد، بگو: «دارم با تلفن حرف می‌زنم. لطفا وقتی صحبتم تمام شد بیا.» حتی می‌توانی صندلی‌ات را بچرخانی تا مشخصا نشان دهی که «الان وقت نداری». اولش ممکن است احساس بی‌ادبی کنی. اما اینکه با آرامش و استناد به واقعیت‌ها، حد و مرزت را مشخص کنی، اصلا بی‌ادبی نیست. اتفاقا، همکارهایی که دائما مزاحم کارت می‌شوند بی‌ادبند، نه تو. حدود یک ماه دیگر، وقتی به رفتار جدیدت عادت کردند، می‌توانی حتی یک تخته وایت‌بورد بیاوری و روی آن بنویسی. مثلا اگر می‌دانی تماس تلفنی‌ات ۴۵ دقیقه طول خواهد کشید، روی تخته بنویس: «در حال گفت‌وگو- تا ۲:۳۰ در دسترس نیستم- لطفا بعدا بیایید.» شاید به نظرت زیاده‌روی باشد اما این روش، لااقل برای یک مدت کوتاه می‌تواند مفید باشد چون به همکارانت کمک می‌کند که حد و مرزها را بشناسند و رعایت کنند.

با کسانی که بیشتر از بقیه مزاحمت می‌شوند، صحبت کن. با تک‌تک آنها به‌طور مجزا. می‌توانی مستقیما بگویی: «از وقتی به اینجا نقل مکان کرده‌ایم، دائما وسط کارم صدایم می‌کنند. همین باعث شده نتوانم کارهایم را درست انجام دهم. یا مجبورم دیرتر شرکت را ترک کنم. می‌توانی برای حل این مشکل کمکم کنی؟ البته اگر مساله واقعا ضروری باشد، مثل کار نکردن کامپیوترت، هر وقت بیایی کمکت می‌کنم. اما اگر آنقدرها هم ضروری نیست، می‌شود به جای آنکه بیایی پیشم، برایم پیام بفرستی؟» و در ادامه بگو: «فکر کنم می‌دانی که من همیشه درخواست‌هایتان را پیگیری می‌کنم. اما وقتی همه، هر وقت سوال دارند فورا گیرم می‌اندازند، پیگیری درخواست‌ها برایم سخت‌تر می‌شود.» سپس، اگر او رفتارش را تکرار کرد، همین گفت‌وگو را به او یادآوری کن و بگو: «منظورم دقیقا همین مسائل بود. آیا می‌توانی مشکلت را برایم ایمیل کنی چون الان سرم شلوغ است.» اگر برای چند هفته، این کارها را با دقت انجام دهی، به احتمال زیاد، همکارانت متوجه خواهند شد. حتی اگر اولش منظورت را نفهمند، وقتی بارها و بارها درخواستشان را رد کنی، یاد می‌گیرند که چطور چیزی را که می‌خواهند به دست آورند. باید ثابت‌قدم و قاطع باشی وگرنه فکر می‌کنند مزاحم شدن، هنوز هم جواب می‌دهد.

منبع خبر: روزنامه دنیای اقتصاد